經濟低迷下的職能人員優化

 

　　A企業是國內華南地區一家著名的企業，該企業的CEO王總近期曾非常苦惱。一方面，受宏觀環境影響，行業的增長陷入了停滯，行業里絕大多數的規模企業在銷售收入的增長上都陷入了停止，A企業作為行業領先者在最近的季度內也僅實現了微弱的增長，要提升企業的盈利能力，必須進行節流，向管理要效益。另一方面，A企業里的員工普遍處于“忙、盲、茫”的怪現狀：天天都在忙，忙表格、忙作業，忙很多管理上的瑣碎活動，但卻沒有時間關心客戶、沒有時間關心業務；數據越來越多，部門間的協同行為越來越多，企劃的流程越來越長，流程所花費的時間越來越多，但業務運作效率卻越來越低，部門間的溝通和配合越來越差。恰在此時，A企業聘請的外部管理顧問提供的研究資料顯示，A企業的人均營業收入、人均稅前利潤遠低于競爭對手，人力資本投資回報率迅速下滑，管理類、行政后勤類及專業類人員嚴重冗員，總結起來A企業的組織效能明顯的低于競爭對手。王總覺得必須對企業迅速進行瘦身，必須進行職能人員的優化。

 

　　通常情況下，企業進行人員優化需要從企業的業務戰略、管控模式、業務模式、內部流程、信息管理系統、人員素質等因素上全方位考慮，進行根本的解決；但A企業面臨的現實處境決定了A企業必須在短時時間內采取行動，解決眼前問題。也就是說，A企業的這種優化是基于A企業當時的管理現狀進行的。

 

　　這樣的一種背景下，使得A企業的人員優化工作具有特殊性。外部顧問認為，A企業要做好這項工作，核心的工作主要有四項。一是，明確各崗位的有效工作，解決整體的工作量問題；一是明確各崗位的有效工作量分配，解決合理分工問題；一是，明確各崗位人員的配置問題，實現人員與崗位的最佳匹配問題；一是，如何實現優化人員的安置問題。

 

　　為了明確各崗位的有效工作量，A企業對全體職能人員發放了工作調查問卷，對日常性工作、階段性工作、臨時性工作等各項工作的頻次和花費時間進行了調研；A企業還推行了職能人員每天寫工作日志的做法，通過持續的工作日志以了解職能人員工作的實際情況。但當A企業的人力資源部門將工作調查問卷和工作日志，收集齊了統計之后發現，A企業職能人員提供的工作調查問卷存在著明顯的水分，一方面在于員工對每項工作花費的時間是一種估計所以存在誤差，一方面部分員工清楚A企業的目的而對自己的工作進行了夸大。A企業的人力資源部門人員立刻陷入了困境。

 

　　外部顧問經過分析后認為，A企業在推行工作量分析時需要增加兩項工作。一是針對各個崗位制定崗位工作標準，明確崗位各項職責的流程，以及流程的標準時間，這種標準時間在參考崗位人員提供的工作日志、調查問卷，進行必要的觀察和數理統計分析，再通過崗位的直接上級、崗位任職者、崗位內部客戶經過研討后得出的。另一方面，為避免崗位職責的混亂，用RASIC模型、職責地圖等專業的工具梳理現有各崗位的職責，并優化各崗位職責，避免了職責重疊、缺失、錯位、不清晰等不合理現象的發生。

 

　　在外部顧問的輔導下，A企業的人力資源部順利的推行了工作量分析，明確了A企業各崗位人員的有效工作量，并根據有效工作量進行了微觀定編。通過這種方式，A企業的職能人員的整體編制減少了15%.

 

　　在人崗匹配問題上，A企業的人力資源部也走過彎路。A企業人力資源部最初針對各個崗位開發能力素質模型和測評工具，但由于A企業經驗的不足和工作量過大而導致進度緩慢、停滯不前。外部顧問認為，A企業僅需考慮通用素質和專業序列素質，以保證此項工作的效率，并提供了咨詢公司豐富的數據庫和開發經驗，針對序列設計了測評量表，并在測評上采用了360度考評法，在外部顧問的輔導下，A企業通過簡單、有效的方法順利的進行了人崗匹配工作。

 

　　但A企業是一家具有30多年歷史的大型企業，長期以來員工穩定，A企業員工之間非常重視感情。在優化人員的安置問題上，A企業支持企業本部的職能人員向異地外派機構進行工作調動，A企業支持符合業務部門崗位要求的員工去業務部門等，通過這些措施，A企業實現了人力資源的最大化利用。

 

　　A企業的職能人員優化工作，雖然過程中經歷了挫折，但在外部顧問的輔導下，最終取得了成功。A企業之所以能夠取得成功，除了上述原因外，實踐中還注意了以下幾點：

 

　　A企業在做職能人員優化時采用了高度保密的方式，并通過人力資源崗位管理的四定（定責、定崗、定編、定員）工作來系統的進行。由于保密工作做得好，項目進行過程中，A企業員工的情緒比較穩定，組織整體上沒有出現明顯的負面情緒。另外，通過崗位管理的四定工作，提升了崗位管理水平，A企業的員工普遍反映這項工作是有意義的工作，為他們的工作帶來了好處，工作得到了員工的支持。

 

　　A企業大膽借助外腦，克服了自身單獨做這項工作時的經驗和方法不足問題。外部咨詢機構往往在人員優化方面有長期的實戰經驗，有專業化的工具，有豐富的數據庫資源，可以解決工作過程中的各種障礙和問題。企業如果獨立開展此項工作，實踐中不僅比較容易出現經驗和方法上的問題，也容易由于內部人員的身份問題而帶來員工的不信任。

 

　　充足的數據收集和分析工作。四定工作是項專業工作，更是一項體力活。需要系統的收集各個崗位的工作數據，并進行大量的數據分析，工作過程是枯燥的，但嚴謹的做好數據工作往往是微觀定編成功的保障。

 

　　對比標桿，學習標桿，而不迷信標桿、套用標桿。A企業在崗位的分工、設置時，參考了標桿企業的優秀做法；在職能人員定編時，參照了外部標桿、內部標桿，厘清了差距，規劃了節奏；定員環節、人員安置環節也都參考了其他優秀企業的做法，對項目的成功起到了促進作用。